יש צורך בפגישות ביום יום מכל חברה או ארגון כלשהו. בזמן קבלת ההחלטות הם האפשרות הטובה ביותר עבור הבוסים והכפופים להם לתאם פעולות ולהגיע למסקנות מעשיות המבטיחות את התוצאות הצפויות.
אך עם הזמן, הפגישה יכולה להיות פרודוקטיבית כאשר היא מתרחקת ממוקד הדיון המרכזי וסובבת סביב נושאים אקראיים שאין להם מה להוסיף לפיתרון בעיות. כדי שזה לא יקרה, יש כמה עמדות הכרוכות. עיין בעשרה טיפים לייעול פגישות העבודה שלך.
1? קבעו זמנים (ונסו לכבד אותם)
כאשר מתקשרים לפגישה, קבעו שעת התחלה ושעת סיום. זה מאפשר לבעלי העניין לתזמן נכון ומונע מהפגישה להימשך מעבר לנדרש. כדי לקבוע את השעות, קח בחשבון את הנושא שנדון ואת מספר האנשים שזומנו. לבסוף, כבדו את הזמנים האלה.
2? הימנע מפגישות מיותרות
אם הבעיה אינה כרוכה ביותר מאדם אחד אלא אתה, אינך צריך לקבוע פגישה בכדי לפתור אותה. שב עם האחר המעורב ודן במהירות בגורמים המעורבים. קבעו את הפגישה רק כאשר חיוני ליישר רעיונות או לפתח פתרונות לנושא מסוים.
3? שלח את סדר היום למשתתפים מראש
הכינו רשימת נושאים אותם יש לסקור במהלך הפגישה והעבירו אותה למשתתפים. זה מאפשר להם להכין ולקצר את זמן הדיון מכיוון שכל אחד מהם יקח רעיונות משוכנעים בעבר. השתדל לא לברוח מסדר היום כדי לא להאריך את הזמן.
4? התנהג כמו מנהיג אמיתי
כדי להפסיק לשלוט בדברים, אתה זקוק לדופק קבוע. אתה לא צריך להיות סמכותי, אבל אל תיתן לאנשים להסיח את דעתם או להתרחק מנושא הליבה. פרט לכך, הרשו לרעיונות להשתחרר כך שכל אחד יוכל להפיק את המרב מהדיון.
5? המשיכו לעקוב
תלוי בנושא שמטופל, יתכן שאנשים חשים שמח או מיואשים. עם זאת, אתה צריך להישאר רגוע כדי להרגיע את רוחך או לשלוט על מתחים אפשריים. נסו להבין זה את נקודות המבט של זה כדי לשמור על הרמוניה.
6? נהל זמן
כדי שכולם יוכלו לומר את הדברים, הימנע מאפשרות לאדם אחד בלבד לבצע מונופול על הזמן. קבע גבול עבור כל אדם להצהיר את דעתו ואז רומז בעדינות שהגיע הזמן לאנשים אחרים לדבר על זה.
7? תתכונן
אתה צריך להיות מוכן לפגישה. לפניו, סקור את סדר היום וכתוב את הרעיונות העיקריים שלך לגביו. עבור לפגישה עם רעיונות או פתרונות שהוערכו בעבר ומוכנים להגן עליהם.
8? למד להקשיב
גם אם נכנסתם לחדר הישיבות המשוכנע לחלוטין שהרעיונות שלכם מתאימים ביותר לפתור בעיות או להשיג תוצאות, תנו למה שיש למשתתפים אחרים סיכוי לומר. כאשר מתקיימת פגישה, דעותיהם של כולם נשמעות וכך ניתן להגיע למכנה משותף: אם אתה רוצה להחליט בעצמך, אינך צריך להיפגש עם אנשים אחרים.
9? השתמש חזותיים
ציין את הרעיונות שלך בבירור, השתמש בשקופיות ובעזרים חזותיים אחרים כדי שמשתתפים אחרים יוכלו לראות אותם בצורה הטובה ביותר, במיוחד כשמדובר בנתונים או במספרים. רק דיבור יכול להפוך למייגע ולהסיח את דעתם של המעורבים.
10? סקור על מה דיברו
בסיום הדיונים, סקור עם אחרים מה נדון ואילו החלטות התקבלו. ואז שלח אליהם את המידע הזה. זה יאפשר לך לראות טוב יותר את תוצאות הפגישה.
איך למכור כמעט הכל ולכל אחד ! (אַפּרִיל 2024)
- קריירה ומימון
- 1,230
